Allgemeine Geschäftsbedingungen für Zackbox und Zackscan

Microapp Deutschland GmbH · Fassung [2026-10]

AGB und AV-Vertrag als PDF speichern

§ 1 Geltung und Vertragsschluss

Diese Bedingungen gelten für alle Verträge über die Zackbox, über ihre digitale Variante Zackscan und über die Lohnabrechnung zwischen der Microapp Deutschland GmbH, Ehrenfried-Jopp-Straße 81, 15517 Fürstenwalde/Spree („Microapp“), und dem Kunden.
Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne von § 14 BGB. Mit der Bestellung bestätigt der Kunde, als Unternehmer zu handeln.
Mit dem Absenden des Bestellformulars gibt der Kunde ein verbindliches Angebot ab. Die automatische E-Mail nach der Bestellung bestätigt nur deren Eingang.
Der Vertrag kommt zustande, wenn Microapp die Bestellung innerhalb von [zwei Wochen] in Textform annimmt, spätestens mit der ersten Abholung oder, bei Zackscan, mit der Freischaltung des Zugangs zum Hochladen der Belege.
Leistungen und Preise ergeben sich aus der Bestellung, wie sie die Eingangsbestätigung wiedergibt, und aus diesen Bedingungen. Abweichende Bedingungen des Kunden gelten nicht.

§ 2 Leistungen

Microapp erbringt ausschließlich Tätigkeiten, die nach § 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG ohne Steuerberatungsbefugnis zulässig sind: Anlegen von Kontenplänen, Buchen laufender Geschäftsvorfälle, laufende Lohnabrechnung und Fertigen der Lohnsteuer-Anmeldung.
Die Zackbox-Pakete Monat, Quartal und Jahr umfassen:
- eine Zackbox-Kiste mit Adressetikett je Abholung,
- die Abholung beim Kunden durch Microapp oder einen von Microapp beauftragten Kurierdienst,
- das Sortieren der Belege und das Buchen der laufenden Geschäftsvorfälle (Debitoren, Kreditoren, Sachkonten, Abgleich des Zahlungsverkehrs) bis zur Buchungsmenge des Pakets,
- die Übergabe der Buchungsdaten an den Steuerberater des Kunden,
- die Rückgabe der Originalbelege nach § 3 und
- den Zugang zum Unternehmensportal.
Zum Start legt Microapp den Kontenplan und die Stammdaten des Kunden an (Startgebühr).
Die Lohnabrechnung als Zusatz umfasst je Mitarbeiter und Monat die Lohn- und Gehaltsabrechnung, die Lohnsteuer-Anmeldung, Beitragsnachweise und Meldungen an die Krankenkassen, Lohnjournal und Buchungsliste, die Zahlungsliste und die Bereitstellung der Abrechnungen für die Mitarbeiter im Portal. Zum Start übernimmt Microapp die Betriebs- und Mitarbeiterdaten so, wie der Steuerberater oder das bisherige Lohnbüro sie eingerichtet hat, einschließlich der bisherigen Lohnwerte des Jahres.
Nicht zum Auftrag gehören steuerliche Beratung, Umsatzsteuer-Voranmeldungen, Jahresabschluss und Einnahmen-Überschuss-Rechnung, Steuererklärungen sowie das Einrichten und Abschließen von Lohnkonten einschließlich der Lohnsteuer-Abschlussarbeiten zum Jahresende. Diese Aufgaben übernimmt der Steuerberater des Kunden oder der Kunde selbst.
Umsatzsteuer-Voranmeldungen erstellt und übermittelt der Kunde selbst, etwa über das Unternehmensportal, oder sein Steuerberater.
Eine Buchung ist ein Buchungssatz im Buchungsjournal. Die Zahl der Buchungen steht auf jeder Rechnung. Nicht genutzte Buchungen verfallen am Ende des Abrechnungszeitraums.
Zackscan umfasst dieselben Pakete und Leistungen wie Abs. 2, aber ohne Kiste, Abholung und Rückgabe der Originale. Der Kunde übermittelt seine Belege selbst digital nach § 3 Abs. 6 bis 9, wenn die Bestellung es vorsieht, mit einem Scanner von Microapp.

§ 3 Abholung und Rückgabe der Originale, digitale Übermittlung

Microapp holt die Kiste zum Ende jedes Abrechnungszeitraums ab. Den Termin stimmen beide Seiten ab. Der Kunde sorgt dafür, dass im vereinbarten Zeitfenster jemand die Kiste übergibt.
In die Kiste gehören nur Belege und Unterlagen des Kunden, kein Bargeld und keine Wertgegenstände. Der Kunde übergibt die Kiste verschlossen.
Ab der Übergabe an Microapp oder den Kurier bis zur Rückgabe trägt Microapp die Gefahr des Verlusts. Microapp digitalisiert die Belege nach Eingang.
Die Originalbelege gibt Microapp gesammelt zurück, mindestens einmal im Jahr. Auf Wunsch schickt Microapp einzelne Belege früher zurück, die Versandkosten trägt dann der Kunde.
Die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten des Kunden bleiben unberührt.
Bei Zackscan übermittelt der Kunde seine Belege selbst: mit der Beleg-App, durch Hochladen im Unternehmensportal oder mit dem Scanner nach Abs. 8. Abs. 1 bis 4 gelten für Zackscan nicht. Ein Beleg ist übergeben, sobald er bei Microapp eingegangen ist.
Die Originalbelege bleiben bei Zackscan beim Kunden. Vernichtet er Papierbelege nach dem Scannen, ist allein er dafür verantwortlich, dass die Voraussetzungen des ersetzenden Scannens nach den GoBD erfüllt sind, einschließlich der Verfahrensdokumentation.
Sieht die Bestellung einen Scanner vor, überlässt Microapp dem Kunden für die Vertragslaufzeit einen WLAN-Scanner und richtet ihn ein. Die Überlassung ist im Paketpreis enthalten, der Scanner bleibt Eigentum von Microapp. Fällt er ohne Verschulden des Kunden aus, tauscht Microapp ihn [innerhalb von fünf Werktagen] aus. Bis dahin kann der Kunde die Beleg-App oder das Portal nutzen. Für den Betrieb stellt der Kunde ein WLAN mit Internetzugang und einen Stromanschluss bereit.
Mit dem Scanner scannt der Kunde nur Belege und Unterlagen für die Buchhaltung, denn alles Gescannte geht an Microapp. Er behandelt den Scanner sorgfältig und gibt ihn nach Vertragsende innerhalb von [zwei Wochen] vollständig mit Zubehör zurück[, Microapp schickt dafür einen frankierten Versandkarton]. Geht der Scanner durch ein Verschulden des Kunden verloren oder wird er beschädigt, ersetzt der Kunde den Schaden, höchstens bis zum Zeitwert des Scanners.

§ 4 Mitwirkung des Kunden

Der Kunde wirkt mit, soweit es für den Auftrag nötig ist. Er legt alle Belege des Abrechnungszeitraums vollständig in die Kiste, bei Zackscan übermittelt er sie vollständig und gut lesbar bis zum Ende des Abrechnungszeitraums. Er gibt Microapp Zugang zu seinen Kontoumsätzen, als Kontoauszug oder über das Portal.
Rückfragen beantwortet der Kunde innerhalb von [sieben] Tagen. Vorgänge, die für Buchhaltung oder Lohn wichtig sein können, teilt er unaufgefordert mit.
Für die Lohnabrechnung meldet der Kunde Stunden, Fehlzeiten, Ein- und Austritte bis zum [10.] des Monats. Neue Mitarbeiter und Austritte stimmt er rechtzeitig mit seinem Steuerberater ab, soweit dafür Lohnkonten einzurichten oder abzuschließen sind.
Unterlässt der Kunde eine Mitwirkung, kann Microapp ihm eine angemessene Frist setzen und nach deren Ablauf fristlos kündigen. Den Mehraufwand aus fehlender oder verspäteter Mitwirkung berechnet Microapp nach § 5 Abs. 5, auch wenn sie nicht kündigt. Weitere Ansprüche bleiben unberührt.

§ 5 Vergütung und Zahlung

Es gelten die Preise aus der Bestellung. Alle Preise verstehen sich netto zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.
Der Paketpreis deckt die Leistungen nach § 2 Abs. 2 bis zur Buchungsmenge des Pakets, bei Zackscan die Leistungen nach § 2 Abs. 8 und, wenn bestellt, den Scanner nach § 3 Abs. 8. Jede weitere Buchung berechnet Microapp zum Satz des Pakets.
Startgebühr und Übernahme der Lohndaten sind einmalig mit Beginn fällig. Ein Einstiegsangebot gilt so, wie es in der Bestellung genannt ist.
Die Lohnabrechnung kostet den vereinbarten Preis je abgerechnetem Mitarbeiter und Monat.
Leistungen außerhalb von § 2 erbringt Microapp nur nach Absprache, zu [55] Euro netto je Stunde.
Den Paketpreis zieht Microapp zu Beginn jedes Abrechnungszeitraums per SEPA-Lastschrift über den Zahlungsdienstleister GoCardless ein. Weitere Buchungen und die Lohnabrechnung zieht sie nach Ablauf des Zeitraums ein. Rechnungen erhält der Kunde elektronisch.
Die Kosten einer Rücklastschrift, die der Kunde zu vertreten hat, trägt der Kunde.
Microapp kann die Preise mit einer Ankündigung von mindestens drei Monaten in Textform zum Beginn eines Abrechnungszeitraums ändern. Der Kunde kann dann zum Zeitpunkt der Änderung kündigen. Darauf weist Microapp in der Ankündigung hin.

§ 6 Laufzeit und Kündigung

Die Mindestlaufzeit beträgt zwölf Monate ab Vertragsschluss. Danach kann jede Seite mit einer Frist von drei Monaten zum Ende eines Abrechnungszeitraums kündigen. Abrechnungszeitraum ist je nach Paket der Monat, das Quartal oder das Jahr.
Die Kündigung bedarf der Textform, eine E-Mail genügt.
Das Recht zur fristlosen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn eine Seite ihre Pflichten trotz Mahnung in Textform nachhaltig nicht erfüllt.
Nach Vertragsende muss Microapp keine Arbeiten mehr fertigstellen, die erst danach anfallen. Sie kann solche Arbeiten auf Wunsch gegen gesonderte Vergütung übernehmen.
Kündigt Microapp aus einem wichtigen Grund, den der Kunde zu vertreten hat, kann sie pauschal 50 % der Vergütung verlangen, die bis zum nächsten ordentlichen Kündigungstermin angefallen wäre. Der Kunde darf nachweisen, dass kein oder ein geringerer Schaden entstanden ist.

§ 7 Haftung

Microapp haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit sowie bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit.
Bei leichter Fahrlässigkeit haftet Microapp nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten. Die Haftung ist dann auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt, höchstens [Betrag] Euro je Schadensfall. Das gilt auch für Verlust oder Beschädigung von Belegen beim Transport.
Microapp unterhält eine Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von [Betrag] Euro und hält sie während der Vertragslaufzeit aufrecht.
Microapp haftet nicht für Folgen unvollständiger oder verspäteter Unterlagen und Auskünfte des Kunden. Sie haftet auch nicht für Aufgaben, die nach § 2 Abs. 5 und 6 beim Kunden oder seinem Steuerberater liegen.
Ansprüche wegen leicht fahrlässiger Pflichtverletzung verjähren in einem Jahr ab dem Zeitpunkt, in dem der Kunde vom Schaden und von Microapp als Schädiger Kenntnis erlangt hat.
Offenbare Unrichtigkeiten wie Schreib- oder Rechenfehler berichtigt Microapp jederzeit. Andere Mängel meldet der Kunde unverzüglich nach Entdeckung, Microapp beseitigt sie.

§ 8 Verschwiegenheit, Datenschutz und Auftragsverarbeitung

Microapp behandelt alle Tatsachen, die ihr bei der Arbeit für den Kunden bekannt werden, vertraulich, auch nach Vertragsende. Das gilt auch für ihre Mitarbeiter.
Die Pflicht entfällt, soweit der Kunde Microapp in Textform davon entbindet, ein Gesetz zur Offenlegung verpflichtet oder Microapp ihre Haftpflichtversicherung informieren muss.
Personenbezogene Daten aus Belegen und Lohnunterlagen verarbeitet Microapp im Auftrag des Kunden. Dafür gilt der Vertrag über die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO (AV-Vertrag), den der Kunde mit der Bestellung abschließt.
Für Buchhaltung, Lohn, Portal und Beleg-App setzt Microapp die Software der Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG ein, für die Übertragung vom Scanner bei Zackscan [Microsoft OneDrive]. Die Anbieter sind Unterauftragsverarbeiter nach dem AV-Vertrag.
Die Zahlung wickelt GoCardless SAS als eigener Verantwortlicher ab.

§ 9 Vertragsende: Herausgabe von Unterlagen und Daten

Nach Vertragsende gibt Microapp alle noch vorhandenen Originalbelege innerhalb von [vier] Wochen zurück.
Auf Wunsch übergibt Microapp die Buchungs- und Lohndaten in einem gängigen Datenformat, bei Zackscan auch die übermittelten Belege als Dateien. Der Zugang zum Unternehmensportal endet mit dem Vertrag. Daten, die der Kunde behalten will, lädt er vorher herunter.
Danach löscht Microapp die Daten des Kunden, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.
Wegen fälliger Vergütung kann Microapp Arbeitsergebnisse zurückhalten, nicht aber Originalbelege.

§ 10 Schlussbestimmungen

Änderungen und Ergänzungen bedürfen der Textform.
Der Kunde kann nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen aufrechnen. Ein Zurückbehaltungsrecht hat er nur wegen Ansprüchen aus diesem Vertrag.
Es gilt deutsches Recht. Ist der Kunde Kaufmann, ist Gerichtsstand Fürstenwalde/Spree.
Ist eine Bestimmung unwirksam, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam.